実際に電話代行を導入して、仕事の効率化を図りたいという場合でも、どういった内容の電話がかかってきたのかというのは確認しておきたいという場合も多いでしょう。特にクレーム対応などの場合、どのような電話がかかってきたのかということが正確にわからなければ、その後お客様に対応するうえでトラブルにもなりかねません。

電話主様からかかってきた内容とオペレーターの対応を業務報告として残しているものもありますが、それよりも実際の電話内容を録音し、後から確認できた方がクレーム対応の場合には便利です。

クレームの電話をかけてこられるお客様には様々なタイプの方がいらっしゃいます。その方のクレーム内容やどのようにお怒りなのか、不満を持たれていらっしゃるのかは実際の電話で声色でも判断することができます。この時、文字で残された情報のみでお客様のクレームを判断してしまうと、後々さらに大きなクレームに発展することも考えられるのです。

それを避けるためには、実際の通話内容を聞いてお客様の状況を正確に把握する必要があります。文章で残された報告だけでは伝わらない微妙なニュアンスを実際に通話内容を聞いて確認することで、クレームの拡大を防ぐことができるでしょう。

また実際にどのような方なのか、どのような解決を求めていらっしゃるのかということも生の音声だからわかる場合もあります。オペレーターも報告をあげるために、極力情報を残せるよう報告書を作成していますが、それでもやはり実際の音声には敵いません。

後々クライアント様からお客様に電話をかけていただく際に行き違いというものを無くせますし、お客様の細かいポイントに関しても正確に把握することができるでしょう。行き違いが発生した後だったとしても、通話内容を録音しておくことによって、その部分の理解を正しく咀嚼することが可能です。

録音機能をつけているからと言って、すべての通話に関して確認するようなことは起きませんが、電話内容を確認しておいた方がいいという案件は、毎日かかってくる電話のうちに必ず起きます。そんな時、その後のお客様とのコミュニケーションを円滑に進めていくために、録音機能は欠かせないものと言えるでしょう。

もちろんクレーム対応だけに限らず電話代行サービスを利用するうえで行き違いを無くすための便利な機能ですが、特にクレーム対応や突発的なトラブル処理の初期対応のために、電話代行を考えていらっしゃる場合にはおすすめの機能です。