電話代行サービスは、会社内の内線電話のような感覚で取次をしてもらうサービスもとても人気です。受付や事務がいなくても、あたかも事務や受付嬢がいるような感覚で利用できるので、小規模な会社や個人事業主が利用するのにとても人気のサービスです。

取次の具体的な流れをまずはご紹介しましょう。まず顧客や企業などから電話が入ると、電話代行サービスのオペレーターが電話を取ります。そこで要件と相手の名前を聞き、「担当に変わりますので少々お待ちくださいませ」と言って保留にされます。すぐさま今度は電話代行サービスを利用している会社担当や個人に連絡を入れ「〇〇様より△△の要件でご連絡です。」と伝えます。

そして代行サービスを利用している会社担当や個人は電話を取り次いでもらい、直接電話をかけてきた相手と電話で会話をします。だれから電話が入るかをあらかじめ予想できる場合や、緊急の場合は、代行サービスに「〇〇様から電話が入ったらすぐに取り次いでほしい」と希望することができます。

この取次サービスの良い点は、何と言っても顧客と好きな時だけ取り次いでもらい、直接話せる点です。これは特に決まった相手先とのやり取りがある会社や、緊急事態の時に役立ちます。さらに、受付や事務などの電話担当がいない、小規模の会社ではかなり重宝します。

相手方としては、電話をかけたらすぐに社長が出るような会社よりも、電話をかけるとまずは事務や電話担当の受付が出るような会社のほうが、安心感や信頼度などにおいて評価が高まります。

さらに、この取次サービスを利用すれば、仮にその時間がどうしても電話に出られない場合でも、オペレーターが「現在電話に出られないので、後ほどおかけ直しいたします」と丁寧に対応してくれているので、とても安心です。

つまり、会社側としても好きな時間、空いている時間に絞って相手と電話ができるので、負担がかなり激減します。さらに、いたずら電話やひやかし、間違い電話などは取り次がれないので、それだけでもかなり会社としてのメリットがあるでしょう。

特に会議中や、忙しい時間帯、顧客との商談中に電話があり、知らない電話番号だから「緊急なのか？」などと思って出てみると、知らない人が間違って電話をかけてきているなんて経験がある個人事業主も多いでしょう。

また、特に要件もないのに、「ちょっと聞きたいんですが」なんていう電話の場合、特にメリットのない電話のためにせっかくのビジネスチャンスを逃してしまうこともあります。取次サービスを利用し必要な電話のみ取り次げるようになれば、安心して本来の業務に専念できますからどうぞ代行サービスをご検討ください。