電話代行サービスは業種別で様々な使い方があります。また、業種に合わせた電話代行の使い方をすることで、より効率的な会社運営ができるようなる大きなメリットがあります。

基本的な電話代行サービスとは、「電話を受けること」と「その内容を契約している会社に伝えること」です。一見すると、これなら会社の内容を深く知らないままに対応できますし、下手をすると留守番電話でも良いと受け止められるかもしれません。

つまり、基本的な電話代行サービスのサービス内容では、全ての業種と合うとは限らないのです。だからこそ、業種別にあったメニューを用意している電話代行会社や、オプションメニューで自社に合ったサービスが期待できるところを選ぶことが重要です。

例えば、エステサロンや飲食店などでは、電話でそのまま予約をしたい顧客がいます。そのような場合に「予約管理」までお願いできる電話の代行サービスを選んでおけば、従業員は現場の仕事に専念しながら、予約については全面的に専門のスタッフがいるような感覚でまかせられます。

また、飲食店やエステサロンなどでは、定休日があったり、営業時間がありますよね。その時間外には従業員がお店にいないので、電話での応対ができず、ビジネスチャンスを逃してしまっている可能性があります。そのような時にも、予約管理をお願いしている電話代行を使っていれば、時間外や定休日などの電話応対もおまかせできて安心です。

また、業種によってはクレーム電話の多いところもありますね。クレーム電話の受付も代行会社で担ってくれることがあります。クレーム対応は電話対応の中で最も大事にしなければならず、さらに長時間かけて和解しなければならない部分でもあります。

解決のためには、相手の気持ちになりつつ、あくまで会社側が主導権を握る必要があるのですが、これにはプロのオペレーター技術が必要です。特に顔の見えない状態で、相手に好印象を与えつつ、相手の怒りを鎮めなければならないので、電話の時間は自ずと長時間になります。

確かに顧客を大切にする為、会社の評判を下げない為には、クレーム対応に時間をかける必要がありますが、だからと言って1人の従業員の仕事を放りだして、長時間クレームに対応し続けるのは、会社としての損失が大きいです。

そこで便利な電話代行の使い方として、クレーム対応までお願いしましょう。そうすれば、プロのオペレーターがきちんと長時間かけてクレーム対応してくれます。その上、クレームをデータ化し、蓄積できるようにするサービスもあるので、代行サービスは今後の会社の発展のためにもご検討ください。