秘書代行とも呼ばれ、留守番電話に変わって生身の人間に一次対応をお願いできる便利な電話代行サービスですが、電話代行サービスのしくみを理解していないとトラブルが起きることがあります。

トラブル原因の1つめは、プランが貴社の必要とマッチしていないことです。ほとんどの電話代行業者は、基本料金+コール回数の従量制で利用料金を算定しています。コール回数は1回いくらと決まっており、何回分かセットにすると割引が受けられて単価が下がります。

ただし、月が始まる前にコール回数を予測して業者に連絡しなければ割引は受けられません。電話代行サービスを契約した時間帯に貴社にかかってくる電話が予測通りであればコストパフォーマンスに見合いますが、コール回数が予測よりも大幅に少なければムダにお金を払うことになりますし、コール回数が予測よりも大幅に多ければ従量課金によって高額の請求が追加されることもあります。

また、電話代行業者は、貴社の業務に100%精通しているわけではありませんので、貴社のニーズとマッチしていないオプションを提案してしまうことがあります。他の経営者様には好評なサービスでも、貴社にとって必要なサービスだとは限りません。

オプションを付ければ付けるほど月額料金は上がってしまいますので、貴社が電話代行サービスを利用する目的をはっきりさせ、貴社のニーズに合うオプションだけを契約するのがお勧めです。

トラブル原因の2つ目は、コストの削減し過ぎです。電話代行サービスは慈善事業ではありませんから、会社としてやっていくには利益を出さなければなりません。自社の電話オペレーターを訓練したり、質の良い仕事をするオペレーターに長く働いてもらうには、従業員に対する福利厚生もある程度必要です。

低コストで運営している電話代行業者の中には、人件費の部分を節約し、電話オペレーターへの教育も怠っているケースがありますので要注意です。ある電話代行では、オペレーターが1人しか待機しておらず、貴社のお客様が指定の電話番号に何回かけても話し中になってつながらない、という事態もあると報告されています。

また、オペレーター教育が徹底できておらず、オペレーターの応対レベルにばらつきがある電話代行業者がいることも事実です。サービスは高ければ良いものでもありませんが、安過ぎるサービスには理由があるということもご理解ください。

弊社では、最長1カ月の無料お試し期間を設けています。お試し期間中に貴社宛のコール回数や必要なオプション・必要ではないオプションもはっきりすることでしょう。ぜひ弊社の応対レベルの高さを実感なさってください。