仕事中に電話がかかってくると考えが中断されますから、電話の応対を面倒に思う経営者は多いでしょう。電話応対専門の従業員を雇うほど規模の大きくない会社やショップなどで、注目を集めているのが電話代行サービスです。顧客や取引先からの電話を受けた後、電話の内容をどのようにお伝えするかは、それぞれの電話代行業者によって個性があります。

弊社では、お客様からお電話をいただいたら5分以内に用件をまとめ、貴社の指定メールアドレス宛にお送りするのが一番効率の良い方法だと考えます。電話代行サービスを利用するシチュエーションについて考えると、即時メール報告が便利だと言える理由が見えてきます。

1つ目のシチュエーションは、会社勤めをしている人が副業としてネットショップなどを経営するケースです。会社勤めをしながらサイドビジネスでショップの運営もしていると、顧客から会社の就業時間内に問い合わせや注文の電話がかかってきても、電話に出ることができませんから、ビジネスチャンスを逃してしまうことがあり得ます。

しかし、代行サービスを利用して、電話の用件を着信から5分以内にメールで連絡してもらえれば、トイレに行くふりをしてすぐに折り返し電話した方が良い顧客なのか、就業時間が終わってからの連絡でも間に合うかの判断ができて便利です。

弊社の基本サービスには、弊社オペレーターが貴社の住所や振込口座をガイダンスすることも含みますので、連絡だけ受ければ貴社から顧客へ折り返し電話する必要のないケースもございます。

もう1つのシチュエーションは、経営者様が電話の応対もご自分でなさっているケースです。移動中や商談中に電話がかかってきても電話に出られないと、大切なビジネスチャンスを逃がしているかもしれないと不安になるものです。信頼できるビジネスパートナーが電話を受け、用件をきっちりメモしてメールで連絡してくれれば、安心して本来の仕事に専念できることでしょう。

弊社では5分以内にメールでお知らせいたしますから、もしビジネスチャンスに関わる大切な電話であれば、電話をかけてきてくれた顧客を苛立たせることなく、すぐに折り返しの電話ができます。

弊社がメールにて報告を行った履歴は、貴社と弊社とで共有するWeb管理画面からいつでも閲覧可能です。検索機能も付いてますので、電話対応数が多くなっても大事なクライアントからいつ電話がかかって来たか、どんな問い合わせ内容だったかを後から簡単に確認できます。月ごとの受付履歴を印刷した物を貴社宛に郵送するサービスもございます。