電話代行サービスとは、ビジネスチャンスやコストなどの問題を解決して事業経営者をサポートするために生まれた新しいサービスです。大きな会社では、経営者宛の電話は秘書が受けることが多いため、秘書代行または秘書電話代行サービスと呼ばれることもあります。具体的には、貴社宛にかかってきた電話を貴社の社員ではなく、弊社の電話オペレーターが受けて一次対応するサービスです。

弊社の電話代行サービスとは、電話オペレーターを必要とする貴社のビジネスを即戦力でサポートするという位置づけです。ただ漫然と電話を受けるのではなく、オペレーター各人が貴社の即戦力となるよう、日々の電話対応を分析し、より感じの良い的確な応対ができるようにPDCAサイクル(Plan計画→Do実行→Check評価→Action改善)を徹底しています。

蓄積した感じの良い電話応対のノウハウは、マニュアルとして全オペレーターが共有し、どのオペレーターが電話に出ても質の高い応対を維持できると自負しております。

弊社の基本一次対応には、お客様のお名前・会社名・用件を聞き取ることはもちろん、お客様からの問い合わせに対し、貴社の住所、営業時間、休日、FAX番号、振込口座などをガイダンスすることと、簡単なクレームに対応することが含まれます。お客様からのお問い合わせ内容はオペレーターがていねいに聞き取り、5分以内にメールで貴社へお知らせします。

お客様からの電話の内容は、弊社と貴社とがインターネットクラウド上で情報を共有できるようにしてありますので、リアルタイムで顧客からの問い合わせ内容や変更事項をチェックできます。

弊社の電話代行サービス管理画面は双方向からの書き込みが可能であり、貴社の担当者様が報告メールを見た後に、クラウド上の管理画面からお客様と話をした電話オペレーターへ貴社からの指示を直接伝えることも可能です。

経営者様や担当者様の急な外出、臨時休業、キャンペーン情報なども管理画面に書き込んでいただければ、直ちに弊社のオペレーター全員に情報が伝わり、かかってきた電話にタイムラグなしで的確な応対ができる仕組みも構築しております。

弊社のクラウド管理画面へはパソコンはもちろん、スマートフォンからもアクセスや操作が可能です。外出中でも手軽に電話の内容を把握し、必要な指示や依頼を出せますので、ビジネスチャンスを最大限に活用できます。

弊社の電話代行サービスは、月額1万円以下でご利用が可能です。貴社にとって弊社の電話代行サービスは、優秀な従業員を低コストで雇うことに匹敵することでしょう。