予約や変更、キャンセル電話などの受付対応ならおまかせください

歯科医院は患者さんの待ち時間を減らして効率良く診察を受けることができるよう、ほとんどの医院が予約制を採用しています。これにより、患者さんが待合室で長時間過ごすという状況を回避することができます。一方、人気のある歯科医院などでは、電話で予約をしようと思ってもなかなかつながらない、というストレスを感じる患者さんもおられます。

そこでおすすめしたいのが「電話代行サービス」です。電話代行サービスを導入すると、専門のオペレーターがいつでもきちんと予約や変更、キャンセル電話などの受付対応をいたしますので、「予約ができない」「急用で急いで予約を変更したいのに電話がつながらない」などのストレスを大幅に軽減することができます。

確実に対応してもらえるという安心感を

歯科医院が電話代行サービスを活用することで得られる大きなメリットは「確実に対応してもらえるという安心感」を提供できることでしょう。口腔内にトラブルを抱えるとストレスが非常に大きくなります。そのため、どの患者様も「いつでも電話がつながる」という安心感を歯科医院に求められています。

電話代行サービスでは、すべての問いあわせおよび予約の電話に対して迅速な対応を行なうことが可能です。予約受付はオペレーターにおまかせいただき、応対内容報告の内容が緊急度の高い内容だった場合には、すぐに歯科医院の担当者によって対応していただくことも可能です。

また共有のWEB管理システムを使って、常に最新の問い合わせ内容や予約状況が分かりますので、リアルタイムで状況を把握し対応することができるため、「電話がつながりやすく対応が早い」というイメージを持ってもらいやすくなります。

歯科医院の電話代行サービス活用例

ある歯科医院では医師と歯科衛生士の2人で窓口対応まで行なっていました。とはいえ、あまりに予約管理が大変になったので、電話代行サービスを導入されました。

これにより電話応対が大幅に減少したので、医師も歯科助手もある程度余裕を持って治療ができるようになり、またそれまで予約情報を管理するデータベースの処理にかかる時間も短縮されたということで、大変満足されているとのことです。

電話代行サービスの便利な使い方いろいろ

電話代行サービスでは、申し込むプランによってサービス内容にいくらかの違いがあります。単純に予約を受け付けるだけのプランもあれば、予約の変更やキャンセルまで細かく対応して特定のデータベースに情報を登録するプランもあります。

また、特定の日付が予約で一杯になった時に、医師や担当者にすぐ通知するよう設定することも可能です。人件費を抑えるために受付の人数を減らしている、もしくは受付の専任者を置いていない歯科医院では、電話代行サービスを導入することで予約受付の効率が上がるだけでなく、患者の回転率も良くなるはずです。