塾が開いていない時間帯の電話応対ならおまかせください

学習塾の営業時間は主に小・中学校の下校時間以降となるため、午前中に事務員が対応しているケースはほとんどありません。とはいえ、学齢期の子どもを持つ親御様がそうした事情を知っているとは限らず、「午前中に電話をしたものの誰も対応しない」と不信感につながってしまったり、新規顧客獲得の機会を逃してしまうことがあるのです。

そうした時に役立つのが「電話代行サービス」です。電話代行サービスを利用することにより、学習塾が開いていない時間帯もしくは曜日であっても、親御さんからの問い合わせを常時受け付けることが可能となります。

また、1つの契約で複数の電話番号を転送先として登録することもできますので、緊急に対応が必要な案件であれば事務担当者の携帯に転送することも可能となります。

電話代行サービス活用で「未対応案件」を0に

学習塾が電話代行サービスを活用することで得られる大きな効果は「未対応案件がなくなる」という点です。小さな規模の学習塾では、基本的に塾長と事務担当者の2人で外部の対応を行なっているケースが多くありますが、もし窓口対応をしている時に電話が複数かかってきてしまうと、対応しきれないという事態が容易に発生します。

一方、電話代行サービスをご利用いただければ、学習塾への問い合わせ電話にはすべて専門のオペレーターが対応させていただきます。もし転送ができない場合でも、連絡先を確認して折り返すことができますので、問い合わせをしてきた親御様の心証を悪くするという心配もありません。

学習塾の電話代行サービス活用例

ある学習塾では、塾長1人で外部対応および講師のサポートをすべて行なっていました。そのため、電話が鳴っていても塾長は対応することができず、事務手続きに詳しくない講師が対応しなければならないという状況も多々あったということです。

そこで電話代行サービスを導入したところ、電話問い合わせが授業を妨げてしまうということがなくなり、むしろ「電話対応の質が良くなった」という良い評判へとつながりました。

問い合わせを振り分けてより迅速な対応を

電話代行サービスは転送先として複数の電話番号を登録することができます。ですから、チェーン展開している場合は各校舎へ問い合わせの電話を振り分けることが可能となります。

また、学習塾や塾長の電話番号だけでなく、講師の連絡先へ転送・業務報告メールを割り振ることも可能です。このシステムを活用することによって、より問い合わせの内容に合った迅速な対応ができるようになり、塾の評価を高めることに役立ちます。