休日や祝日、深夜や早朝でも速やかな対応を

葬儀場の仕事は「お客様の対応をする時間が決まっていない」という特徴があります。依頼の連絡を受けたなら、たとえ休日や祝日、深夜や早朝であったとしても、ご遺族に対して礼儀正しく、速やかに対応する必要があります。

そこで役立つのが「電話代行サービス」です。電話代行サービスでは、24時間葬儀場の受付案内窓口として、ご依頼の電話応対を行います。電話応対のプロフェッショナルとしてオペレ―ターが丁寧に対応しますので、弔時にふさわしくない言葉遣いをしてしまいクライアントに嫌な思いをさせてしまう、という心配はありません。

また、事前打ち合わせやマニュアル作成などにより、葬儀場のプランに関する説明なども代行可能ですので、電話応対専門の常駐スタッフとして、お問い合わせたご依頼の受け付けをおまかせいただけるという大きなメリットがあります。

24時間体制での電話応対が可能となります

葬儀場が電話代行サービスを活用することで得られる大きな効果のひとつに「コストカット」があげられます。葬儀場にはいつご依頼の電話がかかってくるのかが事前に予測ができません。しかし常時ご依頼電話に対応するために、電話応対専門の事務員を週7日体制で雇用するとなると、当然人件費がかかります。そしてもし24時間体制を維持するのであれば、さらに人件費は高くなってしまいます。

その点、電話代行サービスでは、24時間365日オペレーターが電話に応対することが可能です。事務員を雇用するよりも低いコストで24時間体制での電話応対が可能となりますので、それだけ人件費にかかるコストをカットすることができるのです。

葬儀場の電話代行サービス活用例

ある葬儀場では、夜間の電話対応に加えて、いたずら電話の多さとそれに伴うストレスでお悩みでした。そこで毎月定額で契約することができる電話代行サービスを導入されました。

電話代行サービスを利用するメリットは、葬儀場にとって本当に重要と判断された電話だけを転送することもできる、という点です。また、時間帯によって転送不可の設定も可能なため、夜間はすべてオペレーターに電話応対をおまかせいただくことができます。

こちらの葬儀場では、そういった転送設定や時間設定などを上手に活用された結果、「体力的および精神的なストレスを大きく減らすことができた」と十分な効果を感じられているとのことです。

重要度や緊急度に合わせた対応が可能となります

電話代行サービスを導入の際には、ご希望に合わせたプラン選びに始まり、細かな設定やマニュアルの作成などが可能です。葬儀場にいただいたお問い合わせに対してオペレーターが応対した内容については、すぐにメールでご報告も行いますので、重要度や緊急度に合わせて対応していただくことが可能となります。

例えば、夜間に受けた問い合わせのうち、緊急に対応する必要がないものに関しては翌朝以降に処理することができるようになります。電話代行サービスでは、その他にも様々な設定が可能ですので、導入をご検討の際にはぜひお気軽にご希望をお聞かせくださいませ。