不在になることの多い建築設計事務所

建築設計事務所で仕事をされている方は、建築主との打ち合わせや建築予定地に関する調査が業務に含まれ、結構事務所を空けてしまうことも多いのではないでしょうか。打ち合わせをする場合、事務所にお客様を呼び出すのではなく、こちらから出向くというケースが多いと思います。

また建築予定地に出向くとなると、どうしても事務所を空けないといけません。設計事務所は何も設計ができればそれでおしまいではありません。施工管理を現場で行うことになり、これもまた事務所を空けることになります。

そのような事務所不在時に電話がかかってくると、対応できません。このような不在対策としておすすめなのが、電話代行サービスです。電話代行でオペレーターが一次対応することで、必要なコミュニケーションが図れ、円滑に業務を進めることに役立ちます。

打ち合わせの時にかかってきても対応可能

建築設計事務所にいても電話に出られないことはありませんか？例えばクライアントや建設会社と打ち合わせをしていて離れられないこともあるでしょう。また携帯電話に転送する場合でも移動しているときには電話に出られないかもしれません。

そのような際にも電話代行サービスがあれば、オペレーターがご契約者様に代わって丁寧に対応いたしますので安心して業務に集中していただくことができます。設計事務所では同時並行で複数の案件を進めることも多いと思いますので、より重要な仕事を円滑に進めるために、ぜひ電話代行サービスをご活用くださいませ。

重要な電話を無視せずに済む

建築設計事務所で電話代行サービスを利用しているケースは多くあります。例えば、「スタッフのほとんどが現場に足を運んで打ち合わせや現地調査を行っていた」というケースです。

こちらの事務所では、オフィスの中に誰もいないこともままあったそうです。そのようなときにクライアントから大事な電話がかかってしまい、案件が滞ることもしばしばだったということです。

そこで電話代行サービスの利用を開始された結果、重要な連絡を不在で受けられないということがなくなり、また重要な案件についてはオペレーターからすぐに応対内容が報告されるため、すぐに対応を指示できるのでありがたいという感想をいただいております。

クレームなどの記録が残る

電話代行サービスではクライアントからの問い合わせだけでなく、クレーム対応も行っております。クレームが入った場合、経験豊富なプロのオペレーターが丁寧に一次対応し、電話応対内容についてはメールやWebで情報を報告・記録・管理いたします。

ご契約者様はいつでもその内容を確認していただくことができますので、その情報を確認したうえで対応したオペレーターに指示を出したり、サービスの向上に役立てることも可能です。このように電話代行サービスを導入することは設計事務所にとって、様々なメリットをもたらします。