弁理士が電話代行サービスを活用する効果

弁理士の方の中には自分でクライアントなどからの問い合わせに対応している方も多いでしょう。しかし自分で対応するとなると、本業に支障をきたすことも十分考えられます。

もしも電話対応は他の人にまかせたいとお考えであれば、ぜひ電話代行サービスのご利用をご検討ください。弁理士の電話窓口として専門的な対応が必要な場合でも、事前にしっかりと打ち合わせを重ね、マニュアルの精度を高めることで、特許のための出願手続きや実用新案権取得など専門用語を含むお問い合わせにも対応可能となります。

電話代行を利用するのがプラスなわけ

知的財産権の重要性はどんどん高まりつつあります。このため、事務所にかかってくる電話の本数も多くなっていませんか？また問い合わせの内容についても多岐にわたりつつあり、電話対応を自分で行うとそれだけでもかなりの時間を費やしてしまうものです。

電話代行サービスにこの部分をおまかせいただければ、対応するスタッフが問い合わせ内容を確実にヒアリングし、応対した内容について即時メールで報告いたしますので、緊急度の高い案件にはすぐに対応することができるようになりますし、そうでなければ後で時間が空いた時に対応するという風に効率的に仕事を進められるようになります。

対応実例で見るメリット

弁理士の電話代行サービスの対応実例を見てみると、例えば「商標登録申請したところ拒絶通知が届いた」という問い合わせがありました。そのクライアントは「拒絶通知が来た場合の対応は可能か？そして可能な場合、見積もりを出してくれるか？」という問い合わせでした。

このお問い合わせには、電話代行サービスのオペレーターがあらかじめ準備していたマニュアルによって案内が可能であったため、弁理士の手を煩わせることもなかったそうです。このようにマニュアルを作り込むことで、オペレーターのみで対処できるお問い合わせが増え、本業に集中できるようになったということです。

電話代行だけではない・そのメリットは？

電話代行といわれると、電話対応しかしてくれないようなイメージを持つ方もいるかもしれません。しかしメールの代行サービスを組み合わせられるようなコースもあり、営業時間のみオペレーターによる電話代行サービスを導入し、メールで24時間問い合わせ対応を行うという方法で、多くの企業様や事業者様にご活用いただいております。

深夜・早朝の問い合わせにも対応したいというケースであれば、電話代行だけでなく、メール代行サービスを活用することで、より多くの潜在的な顧客を獲得できる可能性が出てきます。もちろん返信業務に関しても、電話オペレーターが対応いたしますので、サービスを広げてもご契約者様の業務量が増えることはありません。