クライアントのフォローに役立つ電話代行サービス

企業や自営業者の税金対策をサポートする税理士は、主に顧客のオフィスで職務に当たることが多くなります。これは複数税理士を抱えている大手事務所であっても同様で、オフィスに常駐しているということはほとんどありません。そのため、複数のクライアントを抱えている場合には常に連絡を取る、ということが難しくなることがあります。

そこで役立つのが「電話代行サービス」です。電話代行サービスを活用すれば、事務所にいない間でもどのような問い合わせが来ているのかを逐次確認することができるため、クライアントのフォローがしやすくなるのです。

電話代行サービス活用でクライアントからの信頼が増す

税理士事務所が電話代行サービスを活用することで得られる大きな効果の1つは「クライアントの信頼性が増すこと」です。電話代行サービスのオペレーターは電話応対のプロですから、お問い合わせ窓口として的確に問い合わせ内容を聞き取り、ご報告することが可能です。

電話応対内容をすぐにメールでご連絡いたしますので、すぐに税理士からの指導やアドバイスが必要な場合などに非常に役立ちます。またご指示があれば秘書のようにクライアントと打ち合わせができるように取り計らうこと（発信業務）も可能です。

このようにオペレーターは状況に応じた素早い対応ができますので、「窓口担当者に良い教育をしている事務所」という信頼を獲得しやすくなるわけです。

税理士事務所の電話代行サービス活用例

事務員と2人で運営しているある税理士事務所では、確定申告の時期になると税金対策の電話相談が急増して手が回らなくなることに苦慮していました。

そこで電話代行サービスを申し込んだところ、相談の内容を分かりやすくまとめたメールが適宜送られてくるようになったため、効率良く対応することができるようになりました。対応の早さが評判を呼び、専属契約を依頼してくる自営業者もいたとのことです。

リアルタイムでさらに細かなサポートや対応が可能なWeb管理システム

電話代行サービスでは、要件を確認する一次対応だけでなく、各データを担当者ごとに振り分けてご報告するなどのご指示にも対応可能です。また共有のWeb管理システムをご利用いただくことで、リアルタイムでさらに細かなサポートや対応が可能となりますので、電話応対後に即時反映される各情報を適宜ご確認、対応のご指示に合わせてオペレーターがすぐに対応することができます。

こうしたサポートを受けることにより、データベースの入力や更新などの手間も大幅に減るため、より重要な業務に時間を振り分けることができます。「事務員は増やさずに仕事の効率を上げたい」という方はぜひ電話代行サービスの導入をご検討くださいませ。