問い合わせを受けた時にきちんと応対できるかどうか

行政書士の主な業務内容は地方自治体や官公庁へ提出する公的書類の作成であり、基本的にはクライアントからの依頼を受けて業務がスタートすることになることと思います。そのような際、問い合わせを受けた時にきちんと応対できるかどうかは非常に重要なポイントとなるのではないでしょうか。

そこで大きな助けとなるのが「電話代行サービス」です。電話代行サービスでは、経験を積んだプロのオペレーターが素早く正確に問い合わせ内容を把握、丁寧に応対をして、即座に行政書士へとメール報告いたします。つまり、事務所にいなくてもクライアントからの電話を常に受けることが可能となるのです。これは電話代行サービスの持つ大きなメリットと言えるでしょう。

出先でもクライアントからの問い合わせを処理することが可能に

行政書士事務所に電話代行サービスを導入することで得られる効果には「時間の有効活用」という点があげられます。行政書士は書類提出や受理確認のために官公庁へ外出する機会が多くあります。そのため、事務所にかかってきた電話は事務所に戻ってくるまで対応できない、というデメリットがあります。

一方、電話代行サービスをご利用いただいた場合には、事務所にかかってきた電話にオペレーターが一次対応し、即時メール報告、または内線のように携帯電話に転送することなども可能です。そのため、出先であっても電話応対内容をメールでご確認いただくことで、出先の待ち時間などを利用してクライアントからの問い合わせを処理することが可能となります。

行政書士が電話代行サービスを活用した成果

個人事務所を持つある行政書士は、電話による問い合わせの件数が多い影響で、正式なクライアントへの返信やフォローが遅れ気味になっていると感じていました。そこで電話代行サービスを導入して業務効率の改善を図ったところ、不要な営業電話に対する対応が大幅に減ったため、各案件への対応が非常に速くなりました。

その結果、クライアントとの打ち合わせに当てる時間を十分に確保できるようになり、信頼関係が強まって事務所としての評判も大変良くなった、という感想を述べています。

電話代行サービス導入前に希望のオペレーターについて確認を

外国人が多く住む地域では、ビザの関係で自治体や外務省へ提出する書類を作成するため、外国人から行政書士へ頻繁に問い合わせがあります。中にはスペイン語や中国語を話す人もいます。

各社電話代行サービスの中には、こうした外国語を話すことができるオペレーターが在籍している場合もありますので、「外国人の対応で業務効率が伸び悩んでいる」というお悩みをお持ちであれば、まずはお気軽にご希望の業務内容に合ったオペレーターが在籍しているか、また専任で対応してもらうことは可能かなどを確認されると良いでしょう。