クライアントからの電話に効率良く対応するために

弁護士の多くは大きな事務所で他の弁護士と連携して仕事をしています。一方、十分に経験を積んでから自分の事務所を開業するケースもあります。いずれのケースにおいても、クライアントからの電話による問い合わせは非常に多いので、効率良く対応することがポイントとなるでしょう。

そこで便利なのが「電話代行サービス」の活用です。電話代行サービスでは担当者への取り次ぎなどの他にも、一次対応として担当者が不在の際にはきちんと要件を確認し、折り返し連絡ができるように電話番号やメールアドレスなどを確認して、応対内容をすぐにメールでご報告させていただきます。

対応履歴はご都合の良い時間にいつでもご確認いただき、効率的に対応していただくことが可能となりますので、裁判所などへお出かけで電話に出られないという場合でも安心です。

常時クライアントが相談できる環境作り

弁護士事務所が電話代行サービスを活用するメリットとしては「常時クライアントが相談できる環境作り」に貢献するという点ではないでしょうか。

弁護士事務所を利用する人の中には、夜間に緊急事態が発生してすぐに連絡が取りたいというケースもあります。電話代行サービスを利用すると、比較的低額で24時間対応のコールセンターを持つことが可能です。

クライアントとしては「電話がつながる」ということで大きな安心感を抱きます。もし自社で24時間対応をするためにスタッフを雇用するとなると、人件費が大きく膨らむことでしょう。事前に「どんな案件は取り次ぐ・取り次がない」というルールを定めておくことで、頻繁に夜間起こされるということは避けられるでしょう。

弁護士事務所が電話代行サービスを活用した成果

ある弁護士事務所では、「連絡をしてもいつも不在」というクライアントからのクレームに悩んでいました。そこで電話代行サービスを導入したところ、クライアントからのクレームが減少しただけでなく、「いつでも良い応対を受けられる事務所」として信頼を勝ち得るようになりました。

各担当者も空き時間を活用してクライアントと上手にコミュニケーションを取れるようになったということで、仕事効率が大きく改善する結果となっています。

電話代行サービスを「個人秘書」として活用

個人で事務所を開業している方の中には、「個人秘書」として電話代行サービスを活用しておられる方もいらっしゃいます。

クライアントから問い合わせがあった場合にどのように対処するか、例えば転送が可能な時間帯と不可の時間帯を通知するなど、事前にスケジュールをオペレーターへお伝えいただきマニュアル化しておくことで、業務を滞らせることなく効率良く応対することができるわけです。