問い合わせ内容確認にも便利な電話代行サービス

不動産賃貸業は1年を通して多くのクライアントと接しながら希望条件に合った家や部屋を紹介する仕事です。とりわけ決算期と年末には、不動産オーナーとクライアント、さらに内装業者などからの問い合わせに対処しながら契約をまとめていかなければなりません。

そこで役立つのが「電話代行サービス」です。電話代行サービスでは、問い合わせの一次対応をして要件を確認するだけでなく、各案件の応対内容を即時メールでご報告いたします。「外部からの問い合わせをきちんと管理したい」「落ち着いて問い合わせ内容を確認してから対応したい」という場合にも便利にご活用いただけます。

繁忙期であっても対応の質を落とさないために

不動産賃貸業者が電話代行サービスを導入することで得られる大きなメリットは「安定した対応が可能」という点ではないでしょうか。

繁忙期には問い合わせだけでなく、クレームの電話がまとめて来ることもあるでしょう。そのような際に、あまり経験のない事務担当者の場合、強いストレスを感じてしまい仕事の質が落ちてしまう可能性もあります。

電話代行サービスでは、クレーム処理を始めとして豊富な経験を持つ専任のオペレーターが常時対応いたしますので、繁忙期になっても対応の質が低下する心配はありません。その他、24時間対応を依頼することが可能であるという点も電話代行サービスの持つ利点と言えるでしょう。

電話代行サービスを活用した結果

少数のスタッフで不動産賃貸業を行なっているあるオーナー様は、入居者が入れ替わる3月と4月にかけて顧客満足度が低下しやすい傾向に気づきました。とはいえ、予算が限られていたため派遣社員ではなく電話代行サービスを導入することにしました。

その結果として、電話対応と担当者への転送が安定して行なわれるようになり、業務はほとんど滞ることなく繁忙期を終えることができ、大変満足したオーナーは短期契約から年間契約へ切り替えたとのことです。

繁忙期のみの電話代行サービスの利用も便利です

電話代行サービスでは、基本的な一次対応の他に、クライアントへのフォロー対応も依頼することができます。新しい住まいに引っ越した人へ発信して、不都合なことや困ったことがないかどうかを質問します。また、新しい人が入居する前に部屋の改修を行なう職人へ進捗状況を確認することもあります。

このように電話に伴う様々な業務を定額で依頼できる、というのが電話代行サービスの強みです。不動産賃貸業を営むオーナー様で「繁忙期だけでも事務スタッフを強化したい」とお考えの場合にも、ぜひ電話代行サービスをご活用いただければと思います。